中国政府网   四平市人民政府网
关闭

省直

市(州)、县(市)

双辽市 梨树县 伊通满族自治县 铁东区 铁西区 辽河农垦管理区

首页>>机关建设>>工作制度

四平市人民政府法制办公室   2017-08-14 10:41:00   来源: 市政府法制办
市法制办收发文件管理制度

  为进一步规范机关收发文件管理,提高办文效率,简化办事程序,安全、保密、快捷地传递和制发文件,加快公文流转速度和办理质量,根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》和有关公文处理规定,制定本制度。

  一、收文管理

  所有收文实行秘书科“一个口子”进,指定专人登记和分类处理,要建立专门《收文登记簿》,所有文件须报送领导批阅后,按领导批示再行流转。

  凡来文涉及我办承办、答复等事项的,例行批办流转程序,即:收文人员登记--秘书科提出拟办意见--办领导批示--相关科室承办--秘书科催办--上报办理结果。承办环节需行文处理的,进入“发文处理程序”。

  (一)中央、国务院和市级以上党委、政府及省级以上部门文件,首先送主任阅,然后按主任批示传阅和办理。

  (二)市级部门文件,首先送主任或分管副主任阅,然后按办领导批示办理。

  (三)急需当前办理、业务性质特别明确的上级通知,基层的请示、工作报告等文件,可直接送主办科室,由主办科室按以下程序办理:

  1、提出拟办意见或落实方案;

  2、送请分管副主任阅示;

  3、主办科室按办领导批示办理;

  4、主办科室报告办理结果。

  (四)收到外来公文、电传、网传公文后,除署名者外,均由秘书科专人负责启封、登记,然后由秘书科科长提出办理建议,呈请办领导批示。

  (五)机关工作人员外出开会所带回的公文,交秘书科登记、传阅、存档,经办领导阅示后按要求办理。

  (六)凡需领导和有关科室传阅的公文,由秘书科专人直接送交领导和有关科室负责人,领导和有关科室负责人阅后,返回秘书科,不得由他人捎带。公文阅后要在办理结果栏上签名或签署批办意见。文件在传阅过程中,不得积压、转借。

  (七)有关科室对领导批示事项要抓紧办理,不得拖延。

  (八)秘书科根据领导批办意见,要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,并督促承办科室将办理结果及时向领导汇报。

  二、发文管理

  (一)以办党组名义印发的综合性文件由综合科负责起草,经分管副主任审核,送主任签发;专项性的文件由业务科室、单位起草,分管副主任审核,主任签发。发文涉及到其他科室、单位的,由起草科室负责统稿,分管副主任审核,主任签发。

  (二)文件起草、修改、审核、签批一律使用钢笔、碳素笔或毛笔,字迹清晰工整,阅改和签批一律写在文件右侧。

  (三)按照精减文件的要求,可发可不发的文件一律不发,一般业务联系均以各科室的名义电话沟通,各科室、单位不得对外发文。

  (四)除上级要求或特殊情况,一般不得越级行文。

  (五)文件签发后,由秘书科负责套头、编号、登记、标定密级和紧急程度,由拟文单位按分发范围确定印制份数,进行印制、装订。

  (六)文件打印完后,连同原稿由拟文单位校对后,由秘书科用印、归档并分发到文件交换站,需要邮寄的由拟文单位负责统一邮寄(秘书科负责提供信封和邮票)。

  (七)发出的文件均填写《发文登记簿》,仔细审核发文单位和份数,防止漏发、错发。

  三、文件管理

  (一)文件管理人员要认真学习、宣传和贯彻执行《中华人民共和国保密法》,提高警惕,加强防范,确保国家机要的安全。

  (二)对机要文件、资料、档案要认真保管,严格遵守保密规定,文件管理人员不得擅离职守,非工作人员不得随便翻阅机要文件。

  (三)收发各类文件、资料、电报等,要分类编号登记,启封文件、信件等需专管人员处理,其它人员不得擅自处理。

  (四)向市委、市政府等上级部门的请示、报告急件,各有关部门的反馈急件要随时处理不得贻误,并及时做好登记。

  (五)收到上级机要文件后,秘书科科长要及时批转给有关领导阅示,文件管理人员要及时送达传递,不得拖延。

  (六)文件管理人员每年要对上一年度下发的各类文件进行一次全面整理,该清退的清退,该上交的上交,该归档的归档。

  (七)各科室应建立《收发文登记薄》。凡涉及本科室的文件,由本科室自行编号,并详细登记收发文时间、文件编号、签发人、发文范围、印制份数、发送方式(纸制或网发、传真、平邮或快递)等情况,需要邮寄、电传、网传的须经主管领导同意后,由发文科室办理。重要文件必须经挂号、特快专递等形式予以发送,并于发送后查询对方是否收到,以确保万无一失。


(责任编辑:郭昊) [纠错]